24.09.2015
Министерство финансов России обнародовало информацию «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков». Таким образом чиновники напомнили юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, ведущим хозяйственную деятельность и бухгалтерский учет, каким образом они должны хранить отчетную документацию.
К основным документам, регулирующим правила оборота и порядок хранения документов бухучета, относятся:
- Федеральный стандарт бухгалтерского учета, устанавливающий требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, содержится в Федеральном законе "О бухгалтерском учете";
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. N 105;
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.
Минфин подчеркивает, что все три документа относятся к разным временным периодам, поэтому в целях правильного хранения документации стоит внимательно отнестись к рекомендациям из каждого документа.
Так, например, в соответствии с законом «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном формате, заверенные электронной подписью. В обоих случаях эти документы, а также регистры бухгалтерского учета и аудиторские заключения о проверке финансовой документации рекомендуется хранить, как минимум, 5 лет с момента окончания отчетного периода. Что касается налоговой учетной и отчетной документации, то её срок хранения после окончания отчетного периода составляет 4 года. Организацией хранения всех необходимых документах и их сохранностью занимается сам бизнесмен.
Подобные обязанности имеются и у физических лиц-налогоплательщиков. Они обязаны в течение 4 лет хранить документы, относящиеся к исчислению и уплате налогов.
Информация, предоставленная Минфином, не поднимает вопроса ответственности за нарушение правил хранения документации, однако это не значит, что такая ответственность не предусмотрена вовсе. Согласно статье 13.20 КоАП РФ, должностное лицо, нарушившее сроки или условия хранения документов бухгалтерского учета, может быть оштрафовано на сумму до 500 рублей.
По всем вопросам, связанным с оказанием юридических услуг, просьба обращаться по телефонам:
- (495) 730-9189;
- (495) 220-8352
или по электронной почте: point@rusgenco.ru